flower
09.12.2008

Tiimityö toimii

Pystyäkseen keskittymään päätyöhönsä, tutkimukseen, on tutkijan taustalla oltava henkilöitä, jotka hoitavat tutkimuksen hallinnollisen puolen, taloushallinnon järjestelyistä lupamenettelyihin. Agora Centerissä nämä henkilöt ovat projektisihteerit Raili Lindberg, Virva Nissinen, Eeva Partanen, Anu Penttilä sekä kehittämispäällikkö Päivi Fadjukoff. Tämä rautainen naisjoukko muodostaa tiimin, jonka työhön kuuluu koordinoida talon erilaisten tutkimusprojektien joukkoa. He toimivat linkkinä yliopiston hallinnon ja erilaisten hankkeiden välillä, sekä myös yliopiston edustajina yhteydessä esimerkiksi hankkeiden rahoittajiin. Haastavassa työssä tiimityö on tärkeää ja työtoverien avun merkitys korostuu. Tämä tiimi tietää sen: ”täällä autetaan toista”.

Tukipalvelu lähellä tutkijaa

Yliopistoissa pyritään nykyään järjestämään hallintotehtävät erillisiin palvelukeskuksiin. Aina hallintotyö ei kuitenkaan sovellu keskitettäväksi, vaan tehokkaampaa voi päinvastoin olla tukipalvelun tuominen mahdollisimman lähelle palvelun tarvitsijaa. Agora Centerin koordinointiyksikössä tavoitteena onkin pysyä lähellä tutkijaa, jolloin projektisihteerin rooli tutkijoiden tukihenkilönä voi parhaiten toteutua.

Pääasiallisesti yhdelle projektille osoitetaan aina yksi projektisihteeri, joka hoitaa koko projektin hallinnolliset asiat. ”Meillä on täällä yhden luukun periaate tutkijoiden suuntaan. Se helpottaa projektin viestintää, kun tutkija tietää minne olla yhteydessä”, Päivi Fadjukoff kertoo. Jos projektisihteerillä on kova kiire, voivat muut projektisihteerit kuitenkin auttaa tekemällä myös osittain muiden projektien töitä. Lisäksi projektisihteereillä on omia vahvuusalueitaan, kuten tietotekninen osaaminen, joissa he voivat toimia yli projektirajojen.

Työn moninaiset haasteet

Projektisihteereillä riittää siis tekemistä. Kunkin projektin työt vaativat erilaista tietämystä hallinnollisista yksityiskohdista. Projektisihteerin täytyy tietää eri rahoittajien (EU, lääninhallitus, Tekes, Akatemia) menettelytavat, se mitä pitää raportoida mihinkin ja mitä taas ei. Kokonaisuuksien hallinta ja organisointi ovat varmasti työssä tarvittavia taitoja. Vaativaa työstä tekee sen laajuus ja jatkuvassa muutoksessa mukana pysyminen.

Työn haasteisiin kuuluu myös eri yhteistyötahojen lähtökohtien ymmärtäminen. Kaikki projektiin liittyvät tahot ymmärtävät siihen liittyvää hallinnon kieltä, esimerkiksi matkustus-, virkasuhde tai talousasioita, eri tavalla ja heillä on erilaiset taustatiedot projektin kulusta. Kielitaitoakin työssä kysytään, sillä useat tutkijat eivät puhu suomea. Lisäksi varsinkin nuoria täytyy usein neuvoa käytänteiden kanssa, sillä useat opintojensa ohessa projektityöhön osallistuvat saattavat olla projektissa tai työelämässä mukana ensimmäistä kertaa.

Tiimi tukena

Haasteellisessa työssä kollegojen sekä tiimin tuki on tärkeää. Etenkin, jos työssä kohtaa ongelmia, on apu kollegoilta tarpeen. Kokemuksia jaetaan tiimin sisällä ja muilta saa usein hyviä vinkkejä. Agora Centerin koordinaatioyksikössä työilmapiiri koetaan kannustavaksi, aina voi kysyä neuvoa ja aina apua myös saa. ”Meillä on ollut tapana ottaa sellainen periaate, ettei kukaan olisi yksin täällä”, Fadjukoff linjaa. Kaikkien mielestä ongelmia ja haasteita kohdatessa on helppoa ottaa yhteyttä muihin projektisihteereihin ja “yhdessä pähkäillä” vaikeita tapauksia. ”Porukassa ei tarvitse koskaan tuntea ettei osaa”, pohtii Virva Nissinen. Koordinaatioyksikössä kysymyksiä ei liitetä tyhmyyteen, päinvastoin. ”Sehän on lievän älykkyyden merkki, että osaa yliopistossa tulla kysymään”, Anu Penttilä tokaisee.

Työ koordinaatioyksikössä on tiimin mielestä kaikista haasteistaan ja ongelmistaan huolimatta antoisaa. Laaja tehtävänkuva pitää työn mielekkäänä, vaikka vaatiikin laajaa tietotaitoa sekä syventymistä moniin eri kokonaisuuksiin. Vasta kuukauden talossa työskennellyt Raili Lindberg toteaakin, että työ käy aina vaan mielenkiintoisemmaksi. ”Viime viikollakin olin kokouksessa ihan että wau!”.

Teksti: Teksti: Karin Metsäpelto ja Kristiina Tolvanen

Artikkeliin liittyvä kuva:

Artikkelikuva

Artikkelin PDF-tiedosto:

agoramedia_article_237.pdf